Gli uffici open space: non funzionali e poco flessibili

La questione “open space”

Un articolo di Matt Van Hoven ¹ del 31 gennaio 2014 risolleva la questione dell’efficacia degli uffici open space e i motivi che spingono le Compagnie e le Agenzie a richiedere questo tipo di spazi, arrivando alla conclusione che, in molti casi, questa esigenza nasce da falsi presupposti. In particolare, un assunto si basa su un errore di trasposizione dai concetti di marketing e comunicazione ai requisiti dei luoghi di lavoro.

Gli uffici “open-concept” sono progettati per migliorare il flusso di lavoro e la comunicazione. Se le pareti sono l’ostacolo per il successo, abbattiamole. Le agenzie amano questa idea. Non amano altro che abbattere le pareti. E’ moderno. Tuttavia, l’idea dell’open space obbliga le persone a lavorare in ambienti progettati sull’ipotesi di come le persone lavorano meglio. Gli introversi o chiunque lavori meglio ove ci siano minori distrazioni sono particolarmente vulnerabili — anche in uffici in cui sono disponibili spazi privati per il lavoro. [t.d.a.]

Uno degli aspetti curiosi del concetto “aperto” dei luoghi di lavoro, della pressione a “condividere” e “comunicare” è che questi concetti si adattano bene solo ad una parte delle persone: quelle estroverse. Come racconta Susain Cain in un suo discorso ai TED Talks,

Le nostre istituzioni più importanti, le nostre scuole e i luoghi di lavoro, sono progettati soprattutto per gli estroversi, e per le elevate esigenze di stimolo degli estroversi. E oggi abbiamo anche questo sistema di convinzioni che io chiamo il nuovo pensiero di gruppo, per il quale creatività e produttività nascono da un ambiente insolitamente molto socievole.

Nuovi modelli di lavoro o risparmio economico?

Le soluzioni open space aiutano la retorica delle Compagnie, dove le parole comunicazione, collaborazione, creatività e rapidità sembrano bene adattarsi agli spazi fluidi e aperti. Nuove start-up e società già consolidate adottano questo modello di ufficio sulla base di paradigmi non sempre verificati: flessibilità degli spazi, velocità delle comunicazioni, postazioni intercambiabili, migliore creatività per un aumentato scambio di informazioni, maggiore motivazione delle persone dovuta al contatto (e controllo) diretto.

La stessa GSA (General Services Administration) statunitense, per la ristrutturazione del suo quartier generale ², descrive l’intervento in termini di “mobilità”, “spazi collaborativi”, etc. Uno dei commenti all’articolo riassume la critica:

Tue, Jul 30, 2013. GSA ??!! Davvero GSA? Stiamo per credere all’efficienza e al design creativo della GSA? Questo articolo è disseminato di parole d’ordine “virtuale” , “collaborazione” , “innovazione”, " telelavoro", “equilibrio vita / lavoro” , ecc. Questo articolo va nella categoria del blah, blah, blah. Non ho visto niente riguardo ai risultati oggettivi . I risultati sembrano essere autoreferenziali e quindi molto soggettivi. Inoltre, scaricare il settore immobiliare sul mercato aperto non può essere una buona cosa per il settore privato. […] E ‘così divertente guardare il Governo fare del suo meglio per essere alla moda e attuale. Fate il vostro lavoro. Lavorare in spazi aperti […] mi ricorda una delle mie prime lezioni di psicologia. Ogni volta che i ratti sono stipati insieme troppo densamente, cominciano ad esporre comportamenti irrazionali, imprevedibili, forse anche violenti. Non abbiamo bisogno di questo nel Governo. Abbiamo bisogno di competenza, calma e rispetto per l’altro (e un po’ di spazio). Tutto il resto verrà da se. [T.d.A.]

Nel 2012, ad ogni persona venivano dedicati circa 16 mq di ufficio. La tendenza attuale è di circa 14 mq. L’Ufficio per la Gestione e il Bilancio della Casa Bianca ³ ha definito un obiettivo di riduzione ulteriore a circa 12 mq per persona per gli uffici federali che devono rinnovarsi o che vogliono rinnovare o richiedere l’affitto ⁴.

Le evidenze scientifiche

Nonostante gli ambienti aperti possano migliorare alcune caratteristiche del lavoro (scambi di informazioni informali aiutano alcuni processi creativi), la ricerca e gli studi POE ⁵ mostrano che questi ambienti non sono efficaci. Come già citato da Van Hoven, uno studio ⁶ del 2009 dell’Istituto Finlandese della Salute del Lavoro, riguardante la differenza di percezione acustica sia negli ambienti open space sia negli ambienti con stanze private, ha mostrato non solo gli effetti negativi degli ambienti aperti,

Negative effects of acoustic environment increased significantly, including increased distraction, reduced privacy, increased concentration difficulties and increased use of coping strategies. ⁷

ma ci segnala anche che non esistono robuste evidenze scientifiche che gli uffici open space promuovano la cooperazione, i rapporti sociali, la comunicazione, i feedback, la solidarietà e la condivisione di conoscenza tra i lavoratori, la maggiore condivisione dei valori della società. Lo studio riguarda prevalentemente i lavoratori di tipo professionale (ovvero lavoratori il cui lavoro è autonomo e richiede poche interazioni con gli altri), ma suggerisce che, a maggiore ragione, tali credenze possono non valere qualora si considerino diverse categorie di lavoratori:

Proponents of open-plans offices believe that they promote cooperation, social relations, communication, feedback, solidarity and knowledge-sharing between workers, as well as commitment to company values. However, there is no robust scientific evidence to support these beliefs especially when different job types are considered. ⁸

GIà in uno studio del 1965 da parte dell’Università of Liverpool Brian Wells aveva mostrato che i lavoratori degli uffici preferivano piccoli ambienti di lavoro rispetto a quelli più ampi, e che i gruppi di lavoro in uffici di ridotte dimensioni erano più coesi. Lo stesso studio riporta alcune opinioni dei lavoratori, cui fu sottoposto un questionario nel quale le frasi scelte e più ricorrenti erano:

• “Gli uffici più grandi ti fanno sentire relativamente non importante”
• “C’è una spiacevole sensazione di essere osservati per tutto il tempo in un ufficio grande”

In A Pattern Language, un testo in parte ancora attuale nonostante l’età e le critiche cui è stato oggetto, nel capitolo relativo ai gruppi di lavoro (148), gli autori raggiungono lo stesso risultato per analogia, a seguito di interviste ai lavoratori del Municipio di Berkeley, i quali dichiaravano che preferivano lavorare in gruppi di 2-8 persone. Oltre questa soglia, le persone sentivano di perdere il contatto con il gruppo di lavoro (p. 703).

Una delle motivazioni oggettive per gli open space, citata anche nello studio dell’Istituto Finlandese, è la maggiore facilità di affitto degli spazi grazie alla loro “apparente” (cit.) flessibilità, che pare condivisa anche da molti progettisti. Tuttavia, sia le soluzioni con pareti mobili, sia le soluzioni open-space con cubicoli, hanno una flessibilità teorica ma spesso inapplicabile efficacemente. Alcune criticità possono ritrovarsi nei seguenti temi:

• partizioni leggere e facili da muovere spesso non forniscono un adeguato isolamento acustico;
• se le partizioni sono sia facili da muovere sia acusticamente isolate, allora sono tendenzialmente molto costose;
• il costo effettivo per spostare le partizioni è normalemte cosi alto che anche i sistemi altamente “flessibili” e “modulari” sono di fatto raramente modificati;
• non è normalmente possibile fare minori cambiamenti in un sistema di partizioni. Nel momento in cui un gruppo di lavoro (ad es. un insieme di stanze) si espande ed ha bisogno di più spazio, è raro che il gruppo di lavoro delle stanze limitrofe abbia necessità di contrarsi nello stesso momento. Per fare spazio per il gruppo in espansione, una larga parte dell’ufficio deve essere rimescolato, ma poiché questa situazione provocherebbe confusione e interruzioni, molti manager preferiscono adottare una soluzione più semplice: lasciano le partizioni come sono e spostano le persone;
• inoltre, è nella natura degli uffici che certi ambienti informali o semi-permanenti acquistino un carattere permanente nel tempo (ad esempio: arredi, schedari, spazi speciali o finestre che diventano di “proprietà”). Ciò rende gli impiegati resistenti al cambiamento. Nonostante essi siano disposti agli spostamenti qualora sia in gioco la crescita del proprio gruppo di lavoro, viceversa essi resisteranno fortemente, durante qualsiasi rimodellazione degli spazi, qualora siano gli altri gruppi ad avere bisogno di espandersi o di contrarsi.

Tornando alla GSA, il vero motore alla progettazione di spazi “flessibili”, anche in termini di mobilità interna, è la riduzione dei costi di gestione. L’operazione della GSA, che grazie all’‘aumento degli uffici “condivisi”, “flessibili” e “riprogrammabili”, consentirà al quartier generale di ospitare 3.300 impiegati contro i 2.500 precedenti alla ristrutturazione, farà risparmiare alla stessa 24 millioni di dollari in affitto ogni anno.

Questa è la vera natura delle operazioni di riqualificazione degli uffici in open space, non sempre coerenti con le evidenze della ricerca scientifica.

Citazione articolo

Per citare questo articolo, usate il seguente codice:

@article {bonfanti2016ufficiopenspace,
    author = {André Bonfanti},
    title = {{Gli uffici open space: non funzionali e poco flessibili}},
    journal = {Form Follow Science - ISSN 2499-8524},
    year = 2016,
    month = May,
    url = "https://studio.andrebonfanti.it/uffici-open-space-non-funzionali/",
    note = {Last modified: 2018.09.25}
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